راهنمای کامل ثبت موسسه خیریه و سمن در وزارت کشور و بهزیستی

یکی از مسائل و چالش‌هایی که افراد با آن مواجه هستند موضوع ثبت موسسه خیریه و سازمان مردم نهاد و بررسی اساسنامه در بهزیستی است.

در گذشته سازمان بهزیستی، وزارت کشور، وزارت ورزش و جوانان و نیروی انتظامی از مراجعی بودند که اجازه صدور مجوز برای خیریه‌ها را داشتند.

اما این روند به بروز مشکلاتی برای موسسات منجر شد و تلاش‌هایی انجام شد تا این روند متمرکز شود و تنها یک مرجع برای صدور مجوز اقدام کند.

در حال حاضر و بر اساس آیین‌نامه مصوب دولت تنها مرجع صدور مجوز برای شبکه‌های تخصصی سازمان‌های مردم نهاد، وزارت کشور است.
هر چند وزارت کشور به‌عنوان تنها مرجع معرفی شده است اما در این مطلب به بررسی مراحل ثبت خیریه‌ها در سازمان بهزیستی نیز پرداخته می‌شود.

فرآیند ثبت سازمان مردم نهاد در وزارت کشور

۱) مراجعه به سامانه اینترنتی معاونت امور سازمان‌های مردم نهاد وزارت کشور به نشانی (http://saman.moi.ir) و ارسال درخواست به شرح زیر:

خدمات الکترونیکی —– تاسیس —- درخواست تاسیس سازمان‌های مردم نهاد —- تکمیل فرم الکترونیکی درخواست صدور پروانه تاسیس سازمان مردم نهاد —- ثبت اطلاعات درخواستی و دریافت کد رهگیری.
لازم به ذکر است باید تمامی موارد درخواستی و مرتبط تکمیل شود، در غیر این صورت به درخواست متقاضی رسیدگی نمی‌شود.
در صورت ارسال درخواست (بدون نواقص) طی ۱۰ روز بررسی اولیه انجام شده و پاسخ لازم از سوی دبیرخانه هیات نظارت استان داده می‌شود.

۲) در صورت مشاهده پاسخ تایید در سامانه و یا از طریق پیامک، مجددا به پایگاه (http://saman.moi.ir) بخش خدمات الکترونیکی، قسمت پیگیری و سایر خدمات مراجعه نموده و با انتخاب پیگیری صدور پروانه تاسیس و درج کد رهگیری نسبت به تکمیل اساسنامه و فرم مشخصات فردی اعضاء اقدام کنید.

۳) ارائه مدارک زیر از سوی متقاضی به دبیرخانه هیات نظارت بر سازمان‌های مردم نهاد و خیریه‌های استان (واقع در دفتر امور اجتماعی و فرهنگی استانداری) جهت استعلامات چهارگانه (نیروی انتظامی، دادگستری، اطلاعات و دستگاه تخصصی) و سپس طرح در جلسه هیات نظارت استان

این مدارک عبارتند از:
دو نسخه کپی شناسنامه اعضای موسس (در صورت داشتن توضیحات، تمام صفحات)
دو نسخه کپی کارت ملی اعضای موسس
دو قطعه عکس ۴×۳ اعضای موسس (پشت‌نویسی شده)
سوابق کاری یا مدارک تحصیلی حداقل ۲ نفر از اعضای موسس مرتبط با موضوع فعالیت سمن
فرم مشخصات فردی اعضای موسس (تمامی موارد تکمیل و از سایت پرینت گرفته شود)
فرم صورت‌جلسه تقاضای تاسیس سازمان مردم نهاد
دو نسخه اساسنامه سازمان مردم نهاد ( از سایت پرینت شود و امضاء اعضای موسس در تمامی صفحات الزامی است)

۴) پس از مثبت بودن نتیجه استعلام‌های مذکور و تایید موضوع در هیات نظارت استان، مدارک زیر را به دبیرخانه هیات نظارت بر خیریه‌ها و سازمان‌های مردم نهاد استان ارائه دهید:

دو نسخه صورت‌جلسه مجمع عمومی موسسین
دو نسخه صورت‌جلسه تعیین سمت اعضای هیات مدیره
گواهی عدم سوء پیشینه کیفری (انگشت نگاری) اعضای هیات مدیره
دریافت تعهدنامه از سازمان مردم نهاد ممهور به مُهر سمن

نکته مهم: استعلام های مذکور در مورد موسسین با فرض حضور آنان در ترکیب هیات مدیره و بازرسین و مدیرعامل است. در صورت افزوده شدن عضوی خارج از اعضای موسس به ترکیب فوق، ارائه تمامی مدارک و انجام استعلام‌های اشاره شده در مورد فرد جدید نیز لحاظ خواهد شد.

۵) مراجعه به سامانه اینترنتی ثبت شرکت‌ها به نشانی (http://irsherkat.ssaa.ir) قسمت پذیرش تاسیس و تکمیل فرم الکترونیکی بر اساس مدارک موجود و دریافت شماره پیگیری.

۶) پس از تایید اطلاعات توسط سایت اداره ثبت شرکت‌ها، مدارک مربوطه (اعم از رسید پذیرش، اساسنامه، اظهارنامه، صورت‌جلسات مجمع عمومی موسسین و تعیین سمت هیات مدیره) در مهلت زمان مقرر به دبیرخانه هیات نظارت استان ارائه، تا پس از تأیید دبیرخانه از طریق پست به اداره ثبت شرکت‌ها ارسال شود.

۷) در صورت ارائه آگهی تاسیس سازمان مردم نهاد و سایر مدارک مربوطه، پروانه تاسیس و فعالیت سازمان مردم نهاد توسط دبیرخانه هیات نظارت استان صادر می‌شود.

طبق ماده ۲۰ آئین‌نامه اجرایی تاسیس و فعالیت سازمان‌های مردم نهاد، هیات موسس برای دریافت پروانه فعالیت باید مدارک زیر را حسب مورد به مراجع صدور پروانه فعالیت ارائه نماید:
الف – فرم تقاضا نامه تکمیل شده
ب – تصویر مدارک هویتی هیات موسس
پ – اساسنامه سازمان
ت – اولین صورت‌جلسه هیات موسس
طبق ماده ۲۱ آئین‌نامه اجرایی تاسیس و فعالیت سازمان‌های مردم نهاد و خیریه‌ها، اساسنامه سازمان باید حاوی موارد زیر باشد:

الف – اهداف سازمان
ب – موضوع فعالیت
پ ـ مدت فعالیت
ت – مرکز اصلی فعالیت
ث – نحوه ایجاد شعب
ج – ارکان و تشکیلات سازمان، نحوه انتخاب، شرح وظایف و اختیارات و مسئولیت‌های آنها
چ – صاحبان امضاهای مجاز
ح – شرایط پذیرش عضو
خ – منابع تامین درآمد و دارایی
د – نحوه تغییر و تجدید نظر در اساسنامه
ذ – نحوه انحلال
ر – مشخص ساختن وضعیت دارایی‌ها پس از انحلال
ز – محدوده جغرافیایی فعالیت سازمان

شرایط و مدارک لازم جهت ثبت موسسه خیریه در سازمان بهزیستی

منظور از موسسه خیریه، موسسات و انجمن‌هایی غیرانتفاعی، عام‌المنفعه و غیرسیاسی هستند که به‌وسیله افراد حقیقی یا حقوقی تاسیس شده و در زمینه ارائه خدمات اجتماعی به افراد، خانواده‌های نیازمند و زن سرپرست خانوار، کودکان بی‌سرپرست و بد سرپرست، آسیب‌دیدگان اجتماعی و … فعالیت نموده و مجوز لازم را از سازمان بهزیستی دریافت کرده باشند.

موسسه‌های خیریه انواع مختلفی دارند که عبارت‌اند از:

1. موسسات غیردولتی: بر پایه اساسنامه این موسسات با اهداف غیرسیاسی و غیرتجاری و به دو شکل انتفاعی و غیرانتفاعی تشکیل می‌شوند.
2. موسسات غیردولتی انتفاعی: بر پایه اساسنامه به موسساتی گفته می‌شود که هدف از آن سودآوری بین اعضا باشد.
3. موسسات غیردولتی غیرانتفاعی خیریه‌ای: بر پایه اساسنامه موسساتی هستند که به دنبال سودآوری برای جامعه باشند.

شرایط تاسیس خیریه‌ها و موسسه‌های غیرانتفاعی

۱- تابعیت جمهوری اسلامی ایران
۲- داشتن صلاحیت علمی، تخصصی و فنی اعضای هیات مدیره و مدیر عامل قبل از دریافت پروانه تاسیس
۳- مدیر عامل موسسه باید حداقل دارای مدرک تحصیلی دیپلم باشد و حضور حداقل دو نفر دارای مدرک کارشناسی مرتبط با فعالیت موسسه در اعضای هیات مدیره الزامی است.

تبصره: ۸ سال سابقه کار مرتبط برای کارکنان بازنشسته یا بازخرید سازمان بهزیستی که حداقل دارای مدرک تحصیلی دیپلم باشند و ۴ سال سابقه کار مرتبط برای دارندگان مدرک کارشناسی غیرمرتبط معادل مدرک کارشناسی مرتبط محسوب می‌شود.
۴- حداقل دارایی موسسه غیردولتی غیرانتفاعی و خیریه سی میلیون ریال و موسسات غیردولتی انتفاعی شصت میلیون ریال است.
۵- دارا بودن حداقل ۲۳ سال سن برای تمام اعضای هیات مدیره، مدیر عامل و بازرسان موسسات
۶- داشتن مکان ثابت و مناسب که به تایید بهزیستی استان رسیده باشد.

مدارک ثبت موسسه خیریه:

۱- دو نسخه تکمیل فرم درخواست پروانه تاسیس موسسه
۲- تکمیل فرم مشخصات فردی اعضای هیات مدیره، مدیر عامل و بازرسین
۳- تکمیل فرم حراست توسط اعضای هیات مدیره
۴- صورت‌جلسه مجمع عمومی و هیات مدیره
۵- دو نسخه اساسنامه ارائه شده از سوی دبیرخانه کمیسیونی استانی
۶- دو قطعه عکس پرسنلی رئیس هیات مدیره
۷- گواهی عدم اعتیاد و سوء پیشینه اعضای هیات مدیره، مدیر عامل و بازرسین ( معرفی‌نامه از بهزیستی شهرستان مربوطه)
۸- گواهی تایید نام موسسه از اداره کل اسناد و ثبت شرکت با ذکر نام استان یا شهرستان محل موسسه
۹- کپی آخرین مدرک تحصیلی اعضاء هیات مدیره و مدیر عامل
۱۰- کپی تمام صفحات شناسنامه و کارت ملی
۱۱- کپی سند مالکیت یا اجاره‌نامه مکان اصلی موسسه

روند تاسیس و ثبت موسسه خیریه

متقاضیان تاسیس موسسه‌های خیریه باید درخواست کتبی خود را با اسامی پیشنهادی برای موسسه خود جهت تایید به اداره بهزیستی استان ارائه دهند و پس از تایید نام موسسه و اهداف موسسه در معاونت تخصصی، نام موسسه را در اداره ثبت‌اسناد و املاک شهرستان ثبت نمایند.
کلیه اعضای موسسه باید در مجمع عمومی شرکت کنند و با رای گیری، اعضای اصلی، اعضای علی‌البدل و بازرسین موسسه را مشخص کنند. پس از انتخاب این افراد باید نسبت به تکمیل فرم صورت‌جلسه مجمع اقدام کنند.
برای تعیین سمت افراد موسسه، باید جلسه هیات مدیره برگزار شود. یکی از الزامات این جلسه آن است که تعداد افراد باید فرد و حداقل ۳ نفر باشد. پس از رای گیری و تعیین سمت اعضای اصلی هیات مدیره، آنها باید فرم صورت‌جلسه را در ۳ نسخه پرکرده و امضاء نمایند.

• فرم درخواست تاسیس موسسه، باید در ۲ نسخه توسط اعضای هیات مدیره تکمیل شود.
• اساسنامه موسسه باید تهیه شود و در ۳ نسخه به امضای متقاضیان تاسیس موسسه برسد.
• کلیه اعضای هیات مدیره، مدیرعامل و بازرسین موسسه باید فرم مشخصات فردی خود را تکمیل کنند.
• پرونده اعضای موسسه باید با مدارکی از قبیل کپی شناسنامه، کارت ملی، مدرک تحصیلی، کپی پایان خدمت یا معافیت و دو قطعه عکس تکمیل شود.
• گواهی عدم سوء پیشینه کیفری و عدم اعتیاد اعضای هیات مدیره و بازرسین موسسه باید ارائه شود.
• کپی سند مالکیت یا اجاره‌نامه مکان تاسیس موسسه باید ارائه شود.
• مکان موسسه خیریه باید مورد تایید اداره بهزیستی شهرستان مربوطه قرار بگیرد.
• فرم مقررات عمومی موسسه باید توسط رئیس هیات مدیره امضا شود.
• اصل فیش واریزی با حداقل دارایی اولیه موسسه همراه با شماره‌حساب باید به سازمان بهزیستی اعلام شود.

جمع‌بندی

در این مقاله از مجله آگاپه ضمن بررسی فرایندهای ثبت سازمان‌های مردم نهاد و خیریه‌ها به نقش اساسنامه و سایر مدارک ضروری برای تأسیس این سازمان‌ها اشاره کردیم.
مرجع رسمی صدور مجوز ثبت برای سمن‌ها وزارت کشور و مسئول بررسی صلاحیت تأسیس خیریه‌ها با سازمان بهزیستی است.

پرسش‌های شما درباره مدارک مورد نیاز ثبت خیریه‌ها و سازمان‌های مردم نهاد