توسط خیریه ها و سمن ها چالش های بسیاری دارند و برنامه ریزی استراتژیک یکی از آنها است.
روش سوات به عنوان ابزار برنامه ریزی استراتژیک در این مقاله توضیح داده شده است.
یکی از مشکلاتی که معمولا سازمان های مردم نهاد و خیریه ها را تحت تأثیر قرار میدهد، فقدان برنامه ریزی استراتژیک است.
عدم وجود برنامه ریزی استراتژیک میتواند فرایندهای اصلی در موسسههای نیکوکاری را تغییر دهد.
مثلا مدیریت حامیان و خیرین بدون وجود برنامه ریزی استراتژیک ممکن است منجر به شکست در اهداف از پیش تعیین شده شود.
یا برای نمونه هر چقدر که خیریه ها بتوانند به بهترین شکل ممکن منابع مالی را جمع آوری کنند اما باز هم بدون توجه به برنامه استراتژیک نمیتوان به نحوه صحیح استفاده از این منابع امیدوار بود.
در این مقاله اختصاصی از مجله آگاپه به اهمیت برنامه ریزی استراتژیک در خیریه ها و سمن ها میپردازیم، در کنار معرفی ابزارهای لازم برای این برنامه ریزی، روش اجرای یکی از ابزارهای برنامه ریزی استراتژیک که همان تحلیل سوات است را بررسی میکنیم و در انتها قالب آماده برنامه ریزی استراتژیک را در اختیار شما قرار میدهیم.
مدیر یک موسسه خیریه یا یک سازمان مردم نهاد دوست دارد بداند که سه سال آینده به کجا میرسد.
این یعنی مثلا خیریه «شمیم خیرخواهی در خانه دوست» که دو سال پیش تأسیس شده، سه سال آینده به جایگاهی میرسد که میتواند به سرعت اعتماد حامیان و داوطلبان را جلب کند.
این یک هدف کوچک اما استراتژیک است.
رسیدن به این هدف نیازمند برنامه ریزی استراتژیک است.
در چنین برنامهای، موسسههای نیکوکاری مسیر رسیدن به هدف، امکانات، منابع، هزینه، درآمدها و شراکتهای احتمالی را بررسی میکنند.
برنامه ریزی استراتژیک به سمن ها اجازه میدهد تا سریعتر و سادهتر مأموریتشان را انجام دهند.
البته همه مزایای برنامه ریزی استراتژیک زمانی ملموس خواهد بود که تمام اعضای یک خیریه یا سمن، از مدیریت گرفته تا پرسنل کارمند و داوطلب و ستاد اجرایی و دفاتر استانی همگی از اصول این برنامه ریزی پیروی کنند.
ابزارهای برنامه ریزی استراتژیک در خیریه ها و سمن ها
یکی از ابزارهای ابتدایی برای انجام برنامه ریزی استراتژیک آماده کردن فهرستی از پرسشها است.
در این فهرست شما از خودتان به عنوان مدیر موسسه نیکوکاری میپرسید که مثلا در طول شش ماه گذشته چند حامی مالی جذب کردید.
یا اینکه رویکردهای ایمیل مارکتینگ در موسسه به چه صورتی است؟
اینکه رقبا چه تعداد رویداد مجازی در سال گذشته برگزار کردهاند هم سوال بدی نیست.
پرسشهایی شبیه به اینها به شما کمک میکنند تا با درک گذشته به شکل راهبردی برای آینده برنامهریزی کنید.
اما یکی دیگر از ابزارهای برنامه ریزی استراتژیک در خیریه ها استفاده از نظریه تغییر است.
نظریه تغییر روشی است که بیشتر در استارتآپهای اجتماعی از آن استفاده میشود.
در نظریه تغییر شما به عنوان مدیر یا کارشناس سازمان مردم نهاد یا موسسه خیریه ، ابتدا اهداف بلند مدت را تعریف میکنید.
در ادامه پیشنیازهای رسیدن به اهداف و سپس اقدامات لازم را شناسایی میکنید.
در کنار اینها چارچوبها و دستورنامههایی هم هستند که توسط پژوهشگاههای مختلف تدوین شدهاند.
در این چارچوبها بیشتر تلاش شده تا با تحلیل مدلهای کسب و کار موفق در دنیای تجاری، راهنمایی برای برنامه ریزی استراتژیک در اختیار مدیران خیریه ها و سمن ها قرار بگیرد.
اما بدون تردید ابزاری که تا امروز مدیر تأیید اکثر مدیران بوده و پشتوانه آکادمیک مناسبی نیز دارد، تحلیل سوات (SWOT) است.
روش تحلیل SWOT
ماتریس یا تحلیل سوات (SWOT) روشی برای استخراج استراتژی از دادهها است، این تحلیل میتواند مبنای برنامه ریزی استراتژیک در خیریه ها را تشکیل دهد.
SWOT مخفف چهار کلمه Strengths (نقاط قوت)، Weaknesses (نقاط ضعف)، Opportunities (فرصتها) و Threats (تهدیدها) است.
مدیران کسب و کارهای مختلف هم در مورد کاربرد استراتژیک سوات هم عقیده هستند.
برای سالها تحلیل سوات به شرکتها و سازمانها اجازه داده تا شکافهای خود را پیدا کنند، اشکالات گذشته را بررسی نمایند و برای قدم گذاشتن به آینده برنامه ریزی کنند.
در ادامه چهار بخش اصلی جدول سوات را بررسی میکنیم.
نقاط قوت
نقطه قوت یعنی اینکه خیریه یا سمن تحت مدیریت شما در کدام بخش موفقتر است؟
مثلا اگر خیریه شمیم خیرخواهی در خانه دوست در زمینه جذب حامیان در بین سازمانهای اجتماعی معروف است، این نقطه قوت این خیریه است.
یا اگر همین خیریه میتواند خیلی راحت با چالشهای مالیاتی مقابله کند این یک نقطه قوت است.
بنابراین بررسی نقاط قوت یکی از بخشهای اصلی تحلیل سوات و برنامه ریزی استراتژیک است.
موسسههای نیکوکاری با پاسخ به پرسشهای زیر میتوانند نقاط قوت شان را پیدا کنند:
- چه ویژگیهایی باعث تمایز خیریه یا سمن شما از موسسههای مشابه هستند؟
- بهترین نقطه تمایز موسسه شما چه موردی است؟
- کدام خدمت خیریه یا سمن بهترین بوده است؟ مثلا کمپین های بشر دوستانه، برنامههای حمایتی مثل تأمین جهیزیه، توانمندسازی مددجویان و یا …؟
- فکر میکنید کدام خدمت یا قابلیت از خیریه شما گرفته شود، دیگر نمیتوانید منحصر به فرد باشید؟
نقاط ضعف
نقطه ضعف نباید شما را نا امید کند. معتبرترین خیریه ها را هم اگر دقیق بررسی کنید، نقطههای ضعفی پیدا میکنید.
برای مثال مدیریت خیریه شمیم خیرخواهی در خانه دوست به خوبی میداند که تیم آنها در هماهنگی با اتفاقات بیرونی ضعیف هستند و ممکن است خیلی از فرصتها را از دست بدهند.
بررسی نقاط ضعف امکان استفاده از تحلیل سوات به عنوان یک ابزار کاربردی را امکانپذیر تر میکند.
صداقت در بررسی نقطههای ضعف بسیار مهم است.
یک تحلیل صادقانه امکان ارائه راهکار را بیشتر میکند.
نقاط ضعف خیریه ها در تحلیل سوات احتمالا به بخشهای مختلفی مربوط میشود. با پاسخ به پرسشهای زیر میتوانید دیدگاه بهتری نسبت به نقاط ضعف داشته باشید:
- مدیریت و اجرای کمپینهای بشر دوستانه در موسسه شما چگونه است؟
- آیا حامیان مالی را خیلی زود از دست میدهید؟
- آیا مورد اعتماد حامیان و داوطلبان واقع میشوید؟
- آیا در زمینه دیجیتال مارکتینگ جایگاه خوبی دارید؟
- آیا خدمات جانبی شما مثل نمایشگاه خیریه یا فروش گل خیریه برای مراسم ختم کارآمد است؟
- آیا روابط داخلی در خیریه یا سمن به شکل درستی تعریف شده است؟
فرصتها در برنامه ریزی استراتژیک
در محیط کسب و کار، فرقی نمیکند غیرانتفاعی یا انتفاعی باشند، فرصتهایی برای پیشرفت وجود دارد.
این فرصتها معمولا دیده نشده یا در انبوهی از مسائل دیگر گم میشوند.
یکی از مزایای تحلیل سوات در برنامه ریزی استراتژیک نمایش همین فرصتها است.
البته گاهی اوقات این فرصتها درونی و گاهی هم فرصتها بیرونی هستند.
سمن ها و خیریه ها میتوانند با پاسخ به پرسشهای زیر فرصتها را پیدا کنند:
- آیا امکان مشارکت با سایر خیریه ها وجود دارد؟
- آیا میتوانم از شرکتهای محلی به عنوان اسپانسر استفاده کنیم؟
- میزان مشارکت موسسه نیکوکاری در سطح محله و منقطه محل استقرار چگونه است؟
- آیا هزینه-فایده تبلیغات را محاسبه کردهایم؟
- آیا به ایجاد بک لینک و نگارش پست مهمان در سایر سایتها فکر میکنیم؟
- تا چه میزان محتوایی را تولید کردهایم که حامیان، داوطلبان، مددکاران و سایر گروههای مرتبط را جذب کند؟
- به طور کلی در کدام بخشهای دیجیتال مارکتینگ کمتر فعالیت کردهایم؟
- آیا خیریه یا سمن در شبکههای اجتماعی حضور دارد؟
تهدیدها
در کنار فرصتهای استراتژیک همیشه تهدیدها هم هستند.
مثلا بیماری کووید-۱۹ یکی از تهدیدهایی بوده که برنامههای همه خیریه ها و سمن ها را تحت تأثیر قرار داده است.
بعضی وقتها هم تهدید خیریه شما ممکن است فرصتی برای خیریه دیگر باشد.
مثلا میزان کمکهای مالی جمعآوری شده کمتر در موسسه شما به معنی مانور بیشتر سایر موسسهها در هنگام جمعآوری کمکها است.
البته اغلب شرکتها میدانند که چه چیزهایی آنها را تهدید میکند. با این حال آنقدر به آنها توجه نمیکنند تا خیلی دیر میشود.
موسسههای نیکوکاری میتوانند با پاسخ به پرسشهای زیر ضمن پیدا کردن تهدیدها، برنامه ریزی استراتژیک بهتری داشته باشند:
- سه خیریه اصلی که در جذب حامی مالی و کار داوطلبانه با آنها رقابت دارید کدام هستند؟
- آیا موسسههایی وجود دارند که خدماتشان با موسسه شما کاملا مشابه باشد؟
- آیا از تمام فرصتهای تبلیغاتی و منابع رایگانی که در اختیار موسسه شماست استفاده کردهاید؟
- چه عاملی باعث شده تا نتوانید اقدام دلخواه را در راستای پیشرفت خیریه یا سازمان مردم نهاد انجام دهید؟
بعد از پاسخ به همه این پرسشها و جمعآوری اطلاعات لازم از طریق پرسشنامه، مشاهده یا مصاحبه شما میتوانید دادهها را در یک ماتریس سوات (SWOT) پیادهسازی کنید.
ما در اینجا برای نمونه از دادههای تحلیل سوات یک موسسه خیریه که در اختیار ما قرار گرفته استفاده میکنیم.
در ادامه با مجله آگاپه همراه باشید.
تحلیل سوات در ماتریس برنامه ریزی استراتژیک
بعد از جمعآوری دادهها میتوانید آنها را در جدولی شبیه به تصویر زیر وارد کنید.
کارشناسان بعد از تحلیل دادهها پیشنهادات زیر را مطرح کردهاند که میتواند برنامه ریزی استراتژیک را شکل دهد.
مثلا به این خیریه پیشنهاد شده مطالعهای درباره موسسههای نیکوکاری و سازمان های مردم نهاد مشابه انجام دهد تا بتواند هزینههایش را کاهش و کارآمدی را افزایش دهد.
همچنین برگزاری جلسههای طوفان فکری میتواند ایدههای جدیدی را در اختیار مدیران قرار دهد.
این دادهها نشان میدهد برای جذب حامیان جوانتر، این موسسه خیریه میتواند زمان و دقت بیشتری را به نگارش پروپوزالهای درخواست مالی اختصاص دهد.
در بخش استراتژیهای مارکتینگ هم این موسسه خیریه میتواند با استفاده از انگیزه داوطلبان از آنها بخواهد تا بازاریابی دهان به دهان را انجام دهند.
اینها تنها بخشی از پیشنهاداتی است که با استفاده از یک تحلیل سوات میتواند در تدوین برنامه ریزی استراتژیک مورد استفاده قرار بگیرد.
جمعبندی
بر اساس گزارشها فقدان برنامه ریزی استراتژیک یکی از مشکلات مدیریتی در خیریه ها و سمن ها است.
همین باعث شده تا موسسههای نیکوکاری نتوانند به اهداف از پیش تعیین شده برسند.
در این مقاله اختصاصی از مجله آگاپه روشهای مختلف تدوین برنامه ریزی استراتژیک بررسی شده است.
همچنین به صورت دقیق تحلیل سوات را بررسی کردیم و دادههای واقعی جمعآوری شده از یک موسسه خیریه را اینجا مطرح کردیم.
شما میتوانید با ماتریسی که در این مقاله آمده و با پاسخ به پرسشهای مربوط به نقاط قوت، ضعف، تهدیدها و فرصتها، برنامه ریزی استراتژیک موسسه را آماده کنید.
پرسشهای شما درباره برنامه ریزی استراتژیک در خیریه ها و سمن ها
در واقع همه سازمانها چه انتفاعی و چه غیر انتفاعی و مردم نهاد به برنامه ریزی استراتژیک نیاز دارند. در چنین برنامهای، موسسههای نیکوکاری مسیر رسیدن به هدف، امکانات، منابع، هزینه، درآمدها و شراکتهای احتمالی را بررسی میکنند.
استفاده از نظریه تغییر که در همین مقاله درباره آن صحبت شده، بهرهگیری از شیوه سوات و پاسخ به پرسشهایی در حوزه نقاط قوت، ضعف، فرصتها و تهدیدهای موسسه از جمله ابزارهای موثر هستند.
بعد از پاسخ به پرسشهایی که درباره نقاط قوت، ضعف، فرصتها و تهدیدهای خیریه یا سمن هستند، پاسخها را در قالب یک جدول چهاربخشی قرار دهید و سپس بر مبنای این پاسخها، بهترین پیشنهادات را در برنامه ریزی استراتژیک قرار دهید. تصویر این جدول در مقاله آمده است.
نظرات