0

موسسه‌های خیریه و سمن‌ها با ایجاد و بهبود مدل ارتباط با پیشنهادات این مقاله، خیرین و داوطلبان بیشتری را جذب و به مددجویان بیشتری خدمت می‌دهند.

الگوی رایج ارتباط در خیریه ها و سازمان های مردم نهاد تغییر کرده است.

امروز آنها علاوه بر اطلاع‌رسانی صرف از کارهایی که انجام می‌دهند، باید فرایندها و پشت صحنه‌های این کارها را نیز در ارتباط با خیرین ، داوطلبان و مددجویان منتشر کنند.

ارتباطات از نوع انسانی از زمانی که انسان خودش را شناخت و پیدا کرد شکل گرفته است.

انسان‌ها برای انتقال پیام بین خودشان از ارتباطات استفاده کرده‌اند.

ابزارهای ارتباطی گاهی دود بوده، زمانی شلیک توپ و در این روزگار لمس دکمه یک پیام‌رسان است.

ارتباطات به عنوان یک رشته دانشگاهی با هدف بررسی پدیده ارتباط به وجود آمده و دو شاخه کلی دارد: ارتباطات اجتماعی و ارتباطات از راه دور.

در هر ارتباطی، ابزار، پیام و تشابه میان پیام ارسال و دریافت شده از عناصر اصلی هستند.

امروز در مجله آگاپه با یک مقاله اختصاصی دیگر موضوع ارتباطات در موسسه های خیریه و سازمان‌های مردم نهاد را بررسی می‌کنیم.

همچنین در ادامه مدل‌هایی برای ارتباط موثر با خیرین ، داوطلبان و مددجویان ارائه می‌دهیم.

در ادامه با مجله آگاپه همراه باشید.

ارتباطات در خیریه ها و سمن ها ؛‌ چطور و چگونه؟

در علم مدیریت می‌گویند یک سازمان زنده باید ورودی و خروجی داشته باشد.

آنچه داده‌های ورودی را در مسیر پردازش تا خروج به عنوان محصول یا خدمت همراهی می‌کند ارتباط است.

مثلا فرض کنیم مبلغی که یک حامی مالی به موسسه شما کمک می‌کند همان عنصر ورودی است.

وقتی شما این مبلغ را به مبالغ کوچک‌تر تقسیم می‌کنید و در اختیار مددجویان قرار می‌دهید، آن را پردازش می‌کنید.

در نهایت وقتی مددجویان مبلغ را دریافت می‌کنند و نیازهای آنها جواب داده می‌شود، یک ارتباط موثر برقرار شده است.

اینجا پیامی محبت آمیز به شکل پول البته از طرف فرستنده (حامی) با استفاده از موسسه خیریه (کانال) به مددجو (گیرنده) ارسال شده است.

برای اینکه بتوانید ارتباط بهتری با مددجویان ، خیرین ، داوطلبان ، سایر خیریه ها و حتی مراکز دانشگاهی داشته باشید، می‌توانید از مدل‌های ارتباطی استفاده کنید.

این مدل غالب ارتباطی در موسسه‌های نیکوکاری و سازمان های مردم نهاد است.

البته گاهی اوقات داوطلبان جای حامیان قرار می‌گیرند.

با این حال شما ممکن است برای برقراری ارتباط موثر و یا طراحی یک مدل کاربردی جذب خیرین یا داوطلبان چالش‌هایی داشته باشید.

این چالش‌ها عموما در سه بخش قابل دسته‌بندی هستند.

  • استفاده از ابزارهای ارتباطی غیرکارآمد
  • مشکل در ارتباط با دانشگاه‌‌ها و مراکز پژوهشی
  • ایجاد ارتباط با سایر خیریه ها

استفاده از ابزارهای ارتباطی غیرکارآمد

خیلی از خیریه ها هنوز از تلفن استفاده می‌کنند.

تلفن البته هنوز کار می‌کند! اما اینکه برای برقراری ارتباط فقط از تلفن استفاده شود غیرمنطقی به نظر می‌رسد.

تأکید بیش از حد بر روی مکاتبات دستی، نامه‌پراکنی و ایجاد سیستم دبیرخانه هم رفتارهای سنتی در ارتباطات هستند.

این ابزارها ضمن کاهش سرعت ارسال پیام بین گروه‌های مختلف، بعضا از رسیدن پیام‌ها جلوگیری هم می‌‌کنند.

یکی از مشکلات استفاده از تلفن، عدم ارتباط تصویری است.

در ارتباط تلفنی نمی‌توان نشانه‌های زبان بدن را مشاهده کرد. در حالیکه زبان بدن خودش می‌تواند جریان و شکل پیام را تغییر دهد.

از سوی دیگر تلفن قطع و وصل می‌شود، هزینه دارد و صحبت کردن با آن خسته کننده است.

در ضمن تلفن یک رسانه فرد به فرد است. در ارتباط تلفنی فقط یک نفر پیام شما را دریافت می‌کند.

شما نمی‌توانید با ارتباطات از طریق تلفن با حامیان و خیرین که در جامعه هستند ارتباط برقرار کنید.

آنها می‌خواهند تمام جزییات را درباره کمپین جدید شما بدانند و تلفن گنجایش این حجم از انتقال پیام را ندارد.

ارسال نامه هم اگرچه جنبه رسمی ارتباطات را بیشتر می‌کند اما کمکی به بهبود آن نیست.

نامه شاید از تلفن هم ابزار ارتباطی ضعیف‌تری باشد، از این جهت که مخاطب نامه شما نمی‌تواند همان لحظهِ دریافت پیام، عکس‌العمل نشان دهد.

شما به عنوان مسئول روابط عمومی خیریه می‌توانید از ابزارهای ارتباطی جدیدتری برای برقراری ارتباط با حامیان ، مددجویان و داوطلبان استفاده کنید.

مثلا ایمیل، اپلیکیشن‌های پیام رسان و نرم‌افزارهای مدیریت ارتباط با مشتریان (CRM) از جمله این ابزارها هستند.

اینها ابزارهایی هستند که شما در آنها می‌توانید زبان بدن گیرنده، یا دست کم بخشی از نشانه‌ها را مشاهده کنید.

عکس‌العمل گیرنده پیام را می‌توانید سریع‌تر دریافت کنید.

با استفاده از ابزارهای نوین ارتباطی می توانید اطمینان حاصل کنید، پیامی که به مددجویان ، داوطلبان یا حامیان ارسال می‌شود به همان مفهومی دریافت شده که شما ارسال کرده‌اید.

ارتباط با خیرین ، مددجویان و داوطلبان در پرتو ارتباط با مراکز دانشگاهی

یکی دیگر از چالش‌های ارتباطی برای خیریه ها و سازمان‌های مردم نهاد ، عدم دسترسی آنها به مراکز دانشگاهی و پژوهشگاه‌ها است.

دانشجویان و پژوهشگران در رشته‌های علوم اجتماعی به یافته‌هایی دست پیدا می‌کنند.

این یافته‌های علمی می‌تواند راهشگای موسسه‌های نیکوکاری در خیلی از چالش‌های آنها باشد.

اما این موسسه‌ها معمولا نمی‌توانند با دانشگاه‌ها ارتباط موثری داشته باشند.

دسترسی به مقاله‌های دانشگاهی در راستای بهبود ارتباط با خیریه ها ، خیرین ، مددجویان و داوطلبان
سایت شبکه ملی موسسات خیریه و نیکوکاری مجموعه از مقاله‌های آکادمیک را جمع‌آوری کرده است

اگر شما مسئول روابط عمومی یک سازمان مردم نهاد هستید، در مرحله اول به گردهمایی‌ها و سمینارهای دانشگاهی بروید.

این فرصت خوبی برای شبکه‌سازی است. می‌توانید در این مکان‌ها موسسه خیریه را در وقت‌های استراحت برای اساتید حاضر معرفی کنید.

گام پیشنهادی بعدی برای بهبود روابط بین خیریه ها و مراکز دانشگاهی ترغیب مدیران و اساتید به اجرای مسئولیت اجتماعی است.

مسئولیت اجتماعی مجموعه‌ای از اقداماتی است که شرکت‌های دولتی یا خصوصی با هدف رشد جامعه مصرف‌کننده در اختیار آنها قرار می‌دهند.

این کمک‌ها در راستای تعهد اجتماعی است و می‌تواند در قالب ارتباطات بین خیریه ها و دانشگاه‌ها نیز قرار بگیرد.

مسئولیت اجتماعی دانشگاه می‌تواند ارائه دوره‌های رایگان آموزشی برای حفظ ارتباط بین مددجویان ، حامیان و داوطلبان باشد.

حتی انتشار جزوه‌های درس‌هایی مثل بازاریابی ، مدیریت بحران ، مددکاری و … برای خیریه ها می‌تواند از نتایج این ارتباط موثر باشد.

البته در چند سال گذشته برخی از موسسه های غیرانتفاعی تلاش کرده‌اند تا با ایجاد ارتباط کارآمد با جامعه دانشگاهی،‌ دانش آنها را در اختیار مخاطبان خود قرار دهند.

آکادمی آگاپه هم در همین راستا تلاش می‌کند تا بتواند ارتباط خیریه ها با مراکز دانشگاهی را تقویت کند.

مددجویان ، حامیان و داوطلبان در ارتباط با آکادمی آگاپه می‌توانند دوره‌های آموزشی را بگذرانند.

ارتباط با سایر خیریه ها و سمن ها

ممکن است بعضی از کمپین‌های بشر دوستانه در خیریه‌های مختلف مشابه باشد. گاهی اوقات حتی بین مددجویان خیریه‌ها همپوشانی وجود دارد.

بنابراین خیریه ها و سازمان‌های مردم نهاد می‌توانند با همدیگر در ارتباط باشند.

این ارتباط به آنها کمک می‌کند تا از کارهای تکراری پرهیز کنند.

همچنین اگر ظرفیت همکاری مشترک وجود دارد، از آن استفاده کنند.

در تدوین مدل‌های ارتباط بین موسسه‌های خیریه باید به مشخصات فرستنده و گیرنده پیام دقت کنید.

مثلا پیامی که یک خیریه کوچک و تازه تأسیس برای یک موسسه بزرگ و معروف ارسال می‌کند، ممکن است در زمان مناسب و با همان مفهوم دریافت نشود.

دلیل این موضوع تفاوت در پیش‌فرض‌های ذهنی این دو خیریه است.

از سوی دیگر انتخاب کانال مناسب برای ارسال پیام می‌تواند فرایند ارتباط بین خیریه ها را آسان‌تر کند.

در مورد بررسی همپوشانی خدمات نیز، خیریه کوچک‌تر می‌تواند با بررسی مدل‌های ارتباط خیریه بزرگ‌تر با مددجویان ، حامیان و داوطلبان ، شیوه‌های جدیدی را ابداع کند.

گاهی دیده شده که خیریه های کوچکتر توانسته‌اند قواعد بازی را تغییر دهند و مثلا منابع مالی بیشتری جذب کنند.

مدل سلسه‌مراتبی پیشنهادی برای طراحی ارتباط با خیرین ، مددجویان و داوطلبان

برای اینکه بتوانید ارتباط بهتری با مددجویان ، خیرین ، داوطلبان ، سایر خیریه ها و حتی مراکز دانشگاهی داشته باشید، می‌توانید از مدل‌های ارتباطی استفاده کنید.

در تصویر زیر یک مدل پیشنهادی ارائه شده است.

در این مدل هم به ابزارهای ارتباطی و هم خود پیام توجه شده است.

مرحله اول در مدل ارتباطات خیریه ها، شناخت مخاطب است. مهم‌ترین مخاطبان موسسه شما مددجویان ، حامیان و داوطلبان هستند.

پس در هنگام شروع ارتباط مشخصات، علاقه‌مندی، نیازها و ترجیحات هر گروه را به دقت شناسایی کنید.

طراحی و توزیع پرسشنامه بین اعضای هر گروه و یا تحلیل رفتارهای آنها در مواجه با سایت خیریه امکان شناخت را برای شما فراهم می‌کند.

مدل ارتباط خیریه ها با خیرین ، مددجویان و داوطلبان

در بخش تهیه لیست ایمیل‌ها یا شماره تلفن‌ها، در واقع راه‌های ارتباط با مخاطب را فهرست می‌کنید.

اگرچه ایمیل گزینه بهتری است اما تلفن هم شاید در شرایط اضطراری بد نباشد.

حتما برنامه‌ای برای ایمیل مارکتینگ داشته باشید، نداشتن این برنامه خودش یکی از نقاط ضعف موسسه‌های نیکوکاری بوده و هنوز هم هست.

در ادامه با نگارش درست پیام، خیال‌تان راحت خواهد بود که ارتباط شما با مددجویان ، حامیان ، داوطلبان و سایر مخاطبان به خوبی برقرار می‌شود.

در نگارش درست پیام به موضوع، لحن و سبک تولید پیام دقت کنید.

اگر از مخاطب می‌خواهید اقدامی انجام دهد، در نگارش پیام از او بخواهید.

عدم ارسال پیام تکراری هم یعنی اینکه پیامی که برای خیرین می‌فرستید را برای داوطلبان ارسال نکنید.

اگر می‌خواهید با خیریه الف ارتباط بگیرید، از پیامی که برای خیریه ب فرستادید استفاده نکنید.

در مرحله بعدی که انتخاب کانال مناسب است، ویژگی‌های کانال را بررسی کنید.

کانال ارتباطی سازمان مردم نهاد شما می‌تواند آنلاین یا آفلاین باشد.

کانال‌های آنلاین معمولا با سرعت بیشتری پیام را به گروه‌های مخاطبان ارسال می‌کنند. البته شاید هزینه بیشتری هم داشته باشند.

کانال‌های آفلاین سرعت کمتری در پیام‌رسانی دارند، اما استفاده از آنها معمولا ارزان‌تر است.

کانال آنلاین می‌تواند یک برنامه پیام‌رسان مثل تلگرام و واتس‌اپ، یک سرویس ارسال ایمیل، سایت، شبکه اجتماعی و مواردی از این دست باشد.

کانال آفلاین هم شامل نامه، تماس تلفنی، تبلیغ تلویزیونی، بیلبورد خیابانی و الخ می‌شود.

در انتخاب نهایی کانال مناسب برای ایجاد ارتباط با حامیان ، مددجویان و داوطلبان علاوه بر سرعت و قیمت به دو عامل دیگر نیز توجه کنید.

تعاملی بودن کانال به شما کمک می‌کند تا فیدبک دریافت کنید. مثلا تبلیغ تلویزیونی امکان دریافت بازخورد مستقیم را کاهش می‌دهد.

بحث نویز،‌ پارازیت یا اختلال بر روی کانال که در علم ارتباطات هم بررسی شده بر روی کیفیت ارتباط شما اثر می‌گذارد.

عدم استفاده از برخی پیام رسان ها به علت فیلترینگ یا عملیات کابل برگردان تلفن از جمله اختلال‌هایی هستند که روی کانال شما اثر می‌گذارند.

مرحله بعدی انتخاب تاکتیک ارسال پیام است.

تاکتیک‌ها به زمان، مکان، گروه مخاطب و موضوع پیام وابسته هستند.

مثلا یک تاکتیک این است که شما در اولین ایمیل به یک حامی مالی، گزارش کمپین‌های قبلی و نحوه هزینه شدن مبالغ جمع‌آوری شده را به او بدهید.

در ادامه کمپین جدید را معرفی کنید.

یا مثلا با ارسال نامه به یک داوطلب، از داستان داوطلب‌های قبلی خیریه بگویید.

همچنین در کنار ارسال نامه، تقویم سالانه کار داوطلبانه در موسسه را که در قالب پی‌دی‌اف آماده کرده‌اید برای او ارسال کنید.

تاکتیک‌های مناسب، کیفیت ارتباط با گروه‌های مختلف را افزایش می‌دهند.

آخرین مرحله از مدل ارتباطات برای خیریه ها توجه به فیدبک یا بازخورد است.

هیچ مدل ارتباطی موفق نیست مگر اینکه فرستنده، شنونده هم باشد.

شما به عنوان کارشناس روابط عمومی خیریه ایمیل‌های دریافتی را بخوانید، کامنت‌های شبکه‌های اجتماعی را چک کنید.

اگر تلفن کرده‌اید، پاسخ تلفن بعدی را بدهید و اگر نامه فرستادید، منتظر نامه‌های بعدی هم باشید.

با تحلیل بازخوردهای دریافت شده از مددجویان ، حامیان و داوطلبان ، پیام‌های بعدی را با هدف‌گذاری بهتر آماده کنید.

جمع‌بندی

ارتباطات خارج از یک رشته دانشگاهی، از نیازهای روزمره همه ماست.

در خیریه ها و سازمان های مردم نهاد نیز با ارتباط موثر حامیان بیشتری جذب می‌کنید.

مددجویان را به شکل بهتری مدیریت می‌کنید و به داوطلبان انگیزه بیشتری برای کار داوطلبانه می‌دهید.

در این مقاله اختصاصی از مجله آگاپه چارچوب یک ارتباط کارآمد را بررسی کردیم و راهکارهایی برای سه چالش خیریه ها در ارتباطات ارائه دادیم.

در نهایت کارشناسان روابط عمومی خیریه ها و سمن ها می‌توانند با استفاده از مدل پیشنهادی در این مقاله، نوع جدیدی از ارتباط با حامیان ، مددجویان و داوطلبان را تجربه کنند.

ارزیابی مدل فعلی ارتباط با خیرین ، داوطلبان و مددجویان در موسسه شما

با پاسخ به پرسش‌های زیر مدلی که همین الان برای ارتباطات در موسسه خیریه یا سازمان مردم نهاد دارید را ارزیابی کنید. اگر تعداد پاسخ‌های بله بیشتر باشند، شما همین الان یک مدل ارتباطی نسبتا موثر دارید. اگر تعداد پاسخ‌های بله و خیر مساوی باشند، می‌توانید با استفاده از نکات همین مقاله مدل ارتباطات موسسه را بهتر کنید.

آیا ظرف ۲۴ ساعت پاسخ ایمیل‌های دریافت شده از طرف خیرین ،‌ مددجویان و داوطلبان را داده‌اید؟

آیا برای تماس‌های تلفنی که نیاز به پیگیری دارند، برنامه از قبل طراحی شده دارید؟

آیا در هنگام نگارش پیام متنی از لحن و سبک مناسب با گروه مخاطب استفاده کرده‌اید؟

آیا در هنگام تولید پیام تصویری از افکت‌ها ، آیکون‌ها و رنگ‌های مناسب با گروه مخاطب استفاده کرده‌اید؟

آیا در هنگام انتخاب کانال انتقال پیام در مدل ارتباطی به سرعت پیام‌رسانی و قیمت کانال دقت کرده‌اید؟

آیا در هنگام انتخاب کانال به تعاملی بودن و امکان دریافت بازخورد دقت کرده‌اید؟

آیا در زمان انتخاب کانال به میزان اختلال احتمالی در این کانال مثل قطعی برق یا اینترنت و … توجه کرده‌اید؟

آیا شما پیام‌های متفاوتی را برای ارتباط با مددجویان ، حامیان و داوطلبان تولید و ارسال می‌کنید؟

آیا برای برقراری ارتباط با خیریه های مختلف از پیام‌های مجزا برای هر کدام استفاده می‌کنید؟

آیا لیست ایمیل‌ها یا شماره‌های تماس اعضای هر گروه از مخاطبان را آماده و منظم در اختیار دارید؟

آیا برای شناخت ویژگی‌ها و ترجیحات گروه‌های اصلی مخاطبان موسسه از پرسشنامه استفاده کرده‌اید؟

آیا برای شناخت ویژگی‌ها و ترجیحات گروه‌های اصلی مخاطبان موسسه، رفتار آنها را در فضای مجازی تحلیل کرده‌اید؟

با روش‌های پولشویی در موسسات خیریه تقلبی آشنایی دارید؟

مقاله قبلی

مرکز خیریه ها در لبنان از مردم این کشور حمایت می‌کند

مقاله بعدی

شما همچنین ممکن است دوست داشته باشید

نظرات

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *