توسط یک خیریه بدون مدیریت اقتصادی نه تنها حامیان را از دست می‌دهد،تدریجا اعتبار برند را نیز کاهش می دهد ودر تأمین نیازهای مددجویان ناکام می‌شود.
مدیریت اقتصادی در خیریه مجموعه اقداماتی است که شامل تنظیم بودجه، بررسی و نظارت بر هزینه ها، شیوه‌های جذب حمایت و البته روش‌های بازاریابی در موسسه های خیریه است.
خیریه ها هم مثل سایر سازمان ها می‌توانند چیزی به اسم بودجه داشته باشند.
بودجه خیریه ها البته از طرف حامیان حقیقی و حقوقی و خیرین تأمین می‌شود.
در کنار بودجه، هر موسسه خیریه سه گروه هزینه دارد که عبارتند از: اجرایی ، تأمین مالی و درآمد زایی.
یکی دیگر از بخش‌های مهم مدیریت اقتصادی در خیریه ها نیز به شیوه‌های جذب حمایت مالی و خیرین مربوط می‌شود.
در نهایت شیوه‌های بازاریابی برای خیریه ها می‌توانند بر روی مدیرتی اقتصادی خیریه اثرگذار باشند.
در این مقاله اختصاصی از مجله آگاپه، ضمن پرداختن به موضوعات بالا، مدیریت اقتصادی در موسسه های خیریه و سازمان های مردم نهاد را مورد بازبینی قرار می‌دهیم.
تأمین بودجه و تنظیم برنامه بودجه در موسسه خیریه
موسسه های خیریه از طریق نیکوکاری حامیان و یا کمک آنلاین در مقاطع زمانی مختلف مبالغ مالی را جمع‌آوری می‌کنند.
گسترش فرهنگ نیکوکاری طبیعتا میزان بودجه یک موسسه خیریه را افزایش می‌دهد.
مثلا یک موسسه خیریه ممکن است چهار بار در سال از طرف حامیان ، مورد حمایت قرار بگیرد اما یک موسسه دیگر شاید در طول یک‌سال فقط یکبار مورد حمایت قرار بگیرد.
این به شیوه های مدیریت اقتصادی در خیریه ها نیز بستگی دارد.
تنظیم بودجه خیریه می‌تواند بخشی از سند استراتژیک خیریه باشد که معمولا با نظارت مدیر و نقش آفرینی حسابدار یا حسابرس انجام می‌شود.
در موسسه های غیر انتفاعی مثل خیریه ها ، فرایندهای تنظیم بودجه را سه ماه قبل از پایان سال مالی انجام می‌دهند.
بعد از تنظیم بودجه زمان کافی برای تصویب آن در هیأت مدیره وجود خواهد داشت.
برای تنظیم بهتر بودجه می‌توانید از این چک لیست ۹ مرحله‌ای استفاده کنید.
| کارهایی که باید انجام شود |
| تعیین زمان‌بندی: زمان لازم برای بررسی برنامه بودجه، محاسبه زمان لازم برای اصلاح بودجه |
| تعیین اهداف: اولویت‌بندی اهداف، تعیین اهداف سازمانی، تمایز اهداف سالانه از اهداف استراتژیک |
| ارزیابی وضعیت مالی در زمان تنظیم بودجه: تطابق درآمد و هزینه‌های سال جاری، پیش‌بینی درآمد و هزینه‌ها تا پایان سال |
| تعیین رویکرد بودجه: تعیین نقش‌ها و میزان اثرگذاری هر کدام از بخش‌های اجرایی موسسه |
| نگارش اولیه بخش هزینه‌ها: تخمین هزینه‌های دستیابی به اهداف تعیین شده در بازه زمانی یک ساله |
| نگارش اولیه بخش درآمدها: تخمین مجموع مبالغی که از طریق حامیان و یا کمپین‌ها جمع‌آوری می‌شوند |
| ویرایش و بازبینی برنامه اولیه بودجه: کسب اطمینان از کاربردی بودن برنامه بودجه خیریه |
| مستندسازی فرایندها: ثبت پیش‌بینی‌ها، صورت هزینه‌ها و درآمدها در قالب سند استراتژیک خیریه |
| پیاده سازی برنامه بودجه: ابلاغ ردیف های بودجه به بخش‌های موسسه، تلفیق در سیستم حسابداری خیریه و نظارت بر اجرا |
انواع هزینه ها در یک موسسه خیریه
شناخت و بررسی هزینه ها در موسسه های خیریه و سازمان های مردم نهاد در توسعه و ماندگاری آنها موثر است.
همچنین بررسی ساختار هزینه و تعیین آنها، شفافیت در خیریه ها را افزایش می‌دهد. افزایش شفافیت هم به معنی افزایش جذب خیرین و درآمد خیریه ها است.
ساختار هزینه در قالب مدیریت اقتصادی در هر موسسه خیریه عمدتا شامل موارد زیر است.
- دستمزد پرسنل موظف یا قراردادی: این هزینه بر اساس ساعت کار انجام شده متفاوت است و مقدار آن بر اساس پرداختی بر حسب ساعت یا پروژه تعیین می‌شود.
- اجاره مکان: بعضی از خیریه ها برای ساختمان اداری یا ستاد مرکزی ، مکانی را اجاره می‌کنند. اجاره بها معمولا ماهانه محاسبه می‌شود و ممکن است سالانه افزایش یابد.
- خرید و نگهداری از تجهیزات: از میز و صندلی گرفته تا رایانه و پرینتر از جمله تجهیزاتی هستند که یک موسسه خیریه به آنها نیاز دارد. قیمت خرید این تجهیزات بر اساس معادلات بازار تعیین می‌شود. همچنین قیمت تعمیرات آنها ممکن است گاهی توجیه ناپذیر باشد.
- حامل های انرژی: خیریه ها هم مثل سایر واحدهای تجاری از آب، برق، گاز و تلفن استفاده می‌کنند. هزینه حامل های انرژی ممکن است تحت تاثیر تورم در بازه‌های زمانی نامنظم افزایش پیدا کند.
- نرم افزار: خیریه ها برای مدیریت امور از نرم افزار ها استفاده می‌کنند و کارهایی همچون حسابداری یا مدیریت داخلی را با آن انجام می‌دهند.
- بیمه و مالیات: خیریه ها ممکن است پرسنل موظف‌شان را بیمه کنند اما عموما از پرداخت مالیات معاف می‌شوند.
- بازاریابی و تبلیغات: می‌تواند به شکل آنلاین و آفلاین باشد اما تاثیر زیادی در جذب خیرین به موسسه دارد.
- رویدادهای آموزشی، همایش‌ها و کنفرانس‌ها: خیریه ها از این فرصت ها برای شبکه سازی و جذب حامیان جدید استفاده می‌کنند. هزینه‌های برگزاری این رویدادها بنابر نوع آن می‌تواند متغیر باشد.
چگونه بخش درآمد های خیریه را در مدیریت اقتصادی سنگین‌تر کنیم؟
برای جذب حمایت یا به عبارت دقیق تر جذب خیرین ثروتمند و افراد نیکوکار ایده های بسیاری وجود دارد.
به کار گرفتن ایده ها در راستای مدیریت اقتصادی خیریه می تواند برنامه بودجه ای را فراهم کند که در آن سهم درآمد ها بیشتر از هزینه ها است.
این روزها با رونق گرفتن فضای مجازی به خاطر قرنطینه کرونا، مردم زمان بیشتری را به وب گردی می‌پردازند.
در میان مردم ، نیکوکارانی هستند که منتظرند تا فرصت حمایت برای آنها فراهم شود.
یکی از ایده های جذب خیرین طراحی و فروش انواع پیراهن های زنانه و مردانه است.
خیریه ها با این کار ضمن جمع آوری مبالغی برای بودجه بندی ، یادگارهای خوبی به حامیان می‌دهند.
انواع روش های بخت آزمایی هم می‌توانند به عنوان ایده برای جذب حامیان مورد استفاده قرار بگیرند.
ایده پاکت های رنگی هم بیشتر در محیط های سازمانی به کار می‌روند.
در اینجا مسئول یک خیریه ، پاکت های رنگی را که بر روی آنها عدد مبالغ مختلفی چاپ شده است را طراحی می‌کند.
این پاکت‌ها بر روی تابلوی اعلانات یک شرکت نصب می‌شوند. کارمندان هر پاکتی که را بخواهند بر می‌دارند و مبلغ روی پاکت را درون آن می‌گذارند.
البته ایده های بیشتری هم هستند که با کمی خلاقیت می‌توانید به آنها برسید.
بازاریابی برای جذب منابع مالی بیشتر در خیریه ها
اگر یکی از ردیف های بودجه شما درباره بازاریابی نباشد، ممکن است میزان جذب منابع مالی از حامیان و خیرین کمتر شود.
بنابراین در موسسه های خیریه بر روی مارکتینگ سنتی و دیجیتال سرمایه گذاری می‌کنند.
دو شیوه در بازاریابی برونگرا و درونگرا هستند.
آنهایی که با داد زدن در کتاب‌فروشی های جلوی دانشگاه تهران، عابران پیاده را به خرید کتاب دعوت می‌کنند، از بازاریابی برونگرا استفاده می‌کنند.
آنها امیدوارند که بالاخره توجه بعضی‌ها جلب شوند و برای خرید کتاب وارد کتاب‌فروشی شوند.
حالا اگر همان کتاب‌فروشی، صفحه‌ای در اینستاگرام بسازد و روزانه کتاب های جدید را معرفی کند، از بازاریابی درونگرا استفاده کرده است.
در این حالت افرادی که هشتگ‌ها را فالوو کرده‌اند یا به موضوع کتاب علاقه دارند، ممکن است به دایرکت مراجعه کنند و سفارش دهند.
با گسترش رسانه های دیجیتال و تمایل به فعالیت در فضای مجازی ، بازارایابی درونگرا رونق بیشتری گرفته است.
البته شیوع ویروس کرونا هم در این رابطه بی‌تأثیر نبوده است.
در ادامه با شش مرحله بازاریابی درونگرا برای موسسه های خیریه و سمن ها آشنا می‌شویم.
۱) شناخت رویکردهای موجود
در بازاریابی درونگرا خبری از پرداخت پول به آژانس‌های تبلیغاتی نیست.
در عوض یکی از ابزارهای اصلی نیل به اهداف بودجه ای در بازاریابی درونگرا تولید محتوا شخصی سازی شده است.
تولید محتوا هم در واقع یک چرخه است که از ایده پردازی تا بازنگری محتوای تولید شده ادامه دارد.
در این بخش با تولید محتوای دقیق و هدف‌گیری شده برای حامیان و داوطلبان به پرسش‌ها و دغدغه های آنها پاسخ می‌دهید.
تنظیم بودجه خیریه می‌تواند بخشی از سند استراتژیک خیریه باشد که معمولا با نظارت مدیر و نقش آفرینی حسابدار یا حسابرس انجام می‌شود.
یکی دیگر از کارهایی که خیریه شما باید در جهت تقویت مدیریت اقتصادی و بازاریابی درونگرا انجام دهد، توجه به چرخه بازاریابی و تبدیل افراد کنجکاو به ترویج کنندگان نیکوکاری است.
استفاده از کانال های درست و متفاوت برای توزیع محتوا هم از دیگر رویکردهای جدی در بازاریابی درونگرا است.
در نهایت تلفیق ابزارهای تولید، انتشار و تحلیل محتوا و کاربرد ترکیبی آنها به شما امکان می‌دهد تا به اهداف برنامه بودجه و مدیریت اقتصادی برسید.
۲) تعریف یک روند برای بازاریابی درونگرا
روندی که شما در موسسه خیریه استفاده می‌کنید می‌تواند شامل چهار مرحله زیر باشد:
- جذب
- ارتباط
- ترغیب
- الهام بخشی
داستان این است؛ یک کاربر با جستجوی مثلا عبارت «معتبرترین خیریه ها» وبلاگ موسسه شما را پیدا می‌کند. این یک محتوا با نمره خوب سئو و نمایه شده در گوگل است.
در همان مقاله شما از کاربر دعوت می‌کنید که در خبرنامه موسسه خیریه شما عضو شود یا با کلیک بر روی دکمه اولین حمایت را انجام دهد.
سپس ایمیلی به عنوان قدردانی برای او ارسال می‌کنید. در ایمیل‌های بعدی او را با فرصت‌های بیشتر نیکوکاری در موسسه آشنا می‌کنید.
در نهایت یک رویداد مجازی برگزار می‌کنید و با محتوای هوشمندی که در اختیار آن کاربر قرار می‌دهید، کاری می‌کنید تا او خودش خدمات موسسه شما را تبلیغ کند.
شما با خلاقیت می‌توانید از ابزارهای مختلفی برای تبدیل کاربر کنجکاو به حامی مشتاق استفاده کنید.
۳) گروه بندی مشتریان و ایجاد پرسوناها
بازاری که شما آن را هدف گرفته‌اید تا بتوانید مدیریت اقتصادی بهتری در آن داشته باشید، شامل گروه‌های مختلفی از خیرین است.
این گروه‌بندی می‌تواند بر اساس ملاک‌های مختلفی تعیین شود.
مثلا خیرین بالای ۳۰ سال که زن هستند و سر کار می‌روند خودشان یک گروه مجزا را تشکیل می‌دهند.
یا مردانی که بین ۵۰ تا ۶۰ سال سن دارند، صاحب یک کسب و کار هستند و قبلا تجربه حمایت داشته‌اند.
بخش هایی از بازار هم منفی هستند و به هر دلیلی نمی‌خواهند از کمپین های شما حمایت کنند.
۴) بهره‌برداری از اطلاعات مشتریان در مدیریت اقتصادی خیریه
داده‌هایی که از مشتریان یا همان پرسونا ها جمع کرده‌اید را در قالب پژوهش قرار دهید.
همچنین این داده ها را با نتایج تحقیقات بازار تطبیق دهید.
در اینجا منظور تحقیقاتی است که ویژگی‌های رفتاری حامیان و خیرین را در سطح جهانی به نمایش می‌گذارد.
بخشی از این نتایج قابل تعمیم به پرسوناهای موسسه شما است.
به هر حال این گام مهمی در مدیریت اقتصادی خیریه است.
۵) توجه ویژه به استراتژی سئو
سئو یا همان بهینه‌سازی برای موتورهای جستجو در همه کسب و کارها مهم است.
خیریه ها هم برای اینکه بیشتر دیده شوند، به برنامه ریزی و بهبود سئو نیاز دارند.
یکی از مراحل سئو جستجوی واژه‌ها و عبارات کلیدی است، در ادامه سئو به دو بخش داخلی و خارجی تقسیم می‌شود.
۶) تحلیل رفتار حامیان و خیرین و تصمیم‌گیری جدید
ابزارهای تحلیلی که برای رصد رفتار حامیان در سایت موسسه خیریه طراحی شده‌اند به شما اجازه می‌دهند تا به دقت رفتارهای آنها را بررسی کنید.
مثلا اینکه چه تعداد از مخاطبان محتوای ممتاز شما را دانلود کرده‌اند یا چند نفر به صفحه فرود کمپین بشر دوستانه سر زده‌اند از همین آمارهای آموزشی است.
حتی آمار نحوه تعامل افراد با برند شما در شبکه های اجتماعی نیز نکته های کاربردی زیادی را در اختیارتان قرار می‌دهد.
شما می‌توانید با ثبت موسسه خیریه در آگاپه و استفاده از داشبورد اختصاصی ، ضمن شفافیت بیشتر ، برنامه ریزی مدیریت اقتصادی را انجام دهید.
جمع‌بندی
در این مقاله اختصاصی از مجله آگاپه مدیریت اقتصادی در خیریه ها ، تأمین و تنظیم برنامه بودجه ، ساختار هزینه و درآمد و سایر مسائل مرتبط را بررسی کردیم.
همچنین به اثر بازاریابی در جذب بیشتر منابع بودجه ای که همان حامیان هستند اشاره کردیم.
چنانچه رویکرد مناسبی را در تنظیم برنامه بودجه در پیش بگیرید و از تکنیک‌هایی افزایش درآمد و کاهش هزینه استفاده کنید، می‌توانید سال مالی خوبی را در موسسه انتظار داشته باشید.
پاسخ به سوالات شما درباره مدیریت اقتصادی در خیریه ها
دستمزد پرسنل موظف و قراردادی ، پرداخت اجاره بها ، خرید و تعمیر تجهیزات ، حامل های انرژی ، بیمه و مالیات ، بازاریابی و تبلیغات و برگزاری رویدادهای آموزشی از جمله هزینه هایی هستند که یک موسسه خیریه با آنها مواجه می‌شود.
شاید سئو مستقیما تأثیری در تنظیم برنامه بودجه یک موسسه خیریه نداشته باشد اما توجه به فرایندهای سئو به معنی حضور قوی تر در فضای مجازی و حضور قوی تر در این فضا به معنی جذب خیرین و حامیان بیشتر است که در نهایت میزان درآمد های خیریه را بیشتر می‌کند.
نظرات