توسط موسسات خیریه که از روش های حسابداری با نرم افزار های جدید غفلت می‌کنند، شانس موفقیت در اهداف‌شان را از دست می‌دهند و حتی با خطر تعطیلی روبه‌رو می‌شوند.
حسابداری از زمان تمدن‌های بین النهرین وجود داشته است.
وقتی بردگان اهرام ثلاثه باید تعداد و قیمت سنگ‌های کار گذاشته در آرمگاه فرعون را محاسبه می‌کردند.
زمانی که تجارت زردچوبه بخشی از معاملات جهانی را تشکیل می‌داد.
بنابراین حسابداری قبل از موسسات خیریه تا ۳۲۰۰ سال پیش در انواع نهادهای ساخته بشر استفاده می‌شده است.
اما اینکه چرا حسابداری برای موسسات خیریه مهم است و روش حسابداری موسسات خیریه چیست، موضوعات این مقاله از مجله آگاپه هستند.
در ادامه با ما همراه باشید.
موسسه های نیکوکاری و سازمان های مردم نهاد (سمن) از سراسر جهان حمایت مالی دریافت می کنند.
این حمایت که می‌تواند به شکل ارسال هدیه به ایران ، صدقه آنلاین یا پرداخت ریالی و ارزی باشد، نیازمند مدیریت و نظارت است.
از سوی دیگر موسسات خیریه در تهران و سایر شهرها از مالیات معاف می‌شوند و این شاید ابهاماتی را برای سازمان‌های دولتی به وجود بیاورد.
شما به عنوان مدیر یا کارشناس این موسسه کم و بیش با مسائل مربوط به بودجه بندی ، کاهش هزینه ها و بحث‌هایی چون بیمه هم در تقابل هستید.
بنابراین می‌توان گفت که اجرای روش های حسابداری در موسسات خیریه ضروری است.
چرا حسابداری در موسسه های خیریه؟
فرض کنید شما به تازگی به عنوان مدیرعامل یک موسسه خیریه انتخاب شده‌اید.
برای اینکه برنامه ریزی استراتژیک مناسبی برای این موسسه کوچک داشته باشید، به گزارش نیاز دارید.
گزارش‌هایی که نشان دهنده میزان هزینه‌ها، مبالغ حمایت های مالی ، خریدهای انجام شده و … است.
اما روش حسابداری در موسسه خیریه سنتی بوده است.
گزارش‌های تولید شده کامل نیستند، صورت‌ها با همدیگر نمی‌خوانند.
در نهایت شما نمی‌توانید یک دید کلی نسبت به وضعیت مالی خیریه داشته باشید.
اما اگر در این خیریه از نرم افزار حسابداری مناسب و روش‌های درست استفاده شده بود، شرایط فرق می‌کرد.
شما می‌توانستید با سرعت بسیار زیاد گزارش‌ها را دریافت کنید، بر اساس رفتار حامیان کمپین های تاثیرگذارتری طراحی کنید.
حسابداری و مدیریت مالی در موسسات خیریه از جهت افزایش شفافیت هم قابل توجه است.
شفافیت یکی از چند عاملی است که مورد توجه حامیان و خیرین ثروتمند قرار می‌گیرد.
آنها تمایل دارند از ریز هزینه‌هایی که با حمایت آنها انجام گرفته خبر داشته باشند.
مثلا اگر قرار است برای دانش آموزان نیازمند مداد رنگی خریده شود، حامی مالی که برای این منظور کمک کرده می‌خواهد در جریان جزییات آن قرار بگیرد.
از سوی دیگر اعضای هیأت مدیره موسسات خیریه هم به حسابداری اهمیت می‌دهند.
چون آنها هم باید همین گزارش‌های مالی را دریافت کنند.
حسابداران هم برای فرایندهای حسابداری و حسابرسی در موسسات خیریه ارزش خاصی قائل شده‌اند.
در پژوهشی که اعضای جامعه حسابداران رسمی ایران در آن شرکت کرده‌اند، به ریسک‌های عدم توجه به حسابداری در خیریه ها اشاره شده است.
آنها معتقدند پیچیدگی سازمانی و امکان کسری در منابع مالی خیریه می‌تواند از نتایج عدم توجه به این موضوع باشد.
در بخش دیگری از این پژوهش آمده است: «چون موسسات خیریه در تهران و سایر شهرها سودآوری ندارند و منابع مالی جمع‌آوری شده در قالب سود به اعضای هیأت مدیره تعلق نمی‌گیرد در نتیجه تکنیک‌های خاصی برای حسابداری مورد نیاز است.»
پس در نهایت می‌توان گفت شما به عنوان مدیر خیریه به ایجاد روش حسابداری در موسسات خیریه اهمیت می‌دهید.
چون می‌خواهید پاسخگو باشید، از تقلب و پولشویی جلوگیری کنید و کارایی موسسه را افزایش دهید.
مدیریت هزینه ها ، بخشی از حسابداری در موسسات
موسسه های خیریه از نظر مالی هم ورودی و هم خروجی دارند.
ورودی هدیه و کمک های مالی حامیان در قالب صدقه یا سایر کمک ها است که می‌تواند به شکل آنلاین یا حضوری پرداخت شود.
خروجی هم شامل تمام مبالغی است که شما آن را به عنوان مدیر خیریه خرج می‌کنید.
بنابراین مدیریت هزینه ها هم بخش مهم دیگری از فرایندهای حسابداری در موسسات خیریه است.
داشتن تفکر اقتصادی پیش نیاز مدیریت و کاهش هزینه در خیریه ها و سازمان های مردم نهاد است.
اگر میزان خروجی بیشتر از ورودی باشد، این یک زنگ خطر برای موسسه‌ها است.
شما اگر مسئولیت چنین خیریه ای را داشته باشید، در این شرایط چه می‌کنید؟
اولین اقدام شاید تولید و بررسی انواع گزارش‌های مالی باشد که قبل‌تر به آن اشاره کردیم.
این گزارش‌ها به شما نشان می‌دهد که چه قسمت‌هایی، بیشتر باعث خروج منابع مالی می‌شوند.
از سوی دیگر امکان مشاهده دقیق انواع هزینه‌ها را برای شما فراهم می‌کنند.
و این مشاهده در واقع از جنس مقایسه هم هست؛ شما لیست ورودی‌ها را با خروجی‌ها مقایسه می‌کنید و در این مواردی که با هم نمی‌خوانند، خودشان را نشان می‌دهند.
قدم بعدی بررسی منابع تأمین نیازهای خیریه است.
مثلا فرض کنید سه ماه پیش برای ستاد اجرایی خیریه چندین عدد لامپ کم مصرف خریده شده است.
لامپ‌ها از کدام فروشگاه و به چه قیمتی خریداری شده؟ آیا استعلام‌های لازم گرفته شده است؟ آیا می‌شده اصلا به جای لامپ از روش‌های ارزان‌تر اما بهینه‌تر برای روشنایی استفاده کرد؟
با پاسخ به این سوال‌ها، بینش مالی را افزایش می‌دهید تا بتوانید هزینه‌ها را کاهش دهید.
با همین رویکرد می‌توانید رفتارهای خرید را نیز در خیریه یا سازمان مردم نهاد تغییر دهید.
بعد از اینها به این فکر می‌کنید که شاید برونسپاری بعضی از فرایندها، هزینه‌ها را کاهش دهد.
مثلا اجرای کمپین بشر دوستانه توسط یک آژانس تبلیغاتی شاید هزینه کمتری برای شما داشته باشد تا اینکه بخواهید خودتان شخصا آن را اجرا کنید.
اما برای اجرای همه این اقدامات نیاز به یک ابزار دارید که نامش نرم افزار حسابداری در موسسات خیریه است.
نرم افزار حسابداری رایگان در خیریه
نرم افزارهای حسابداری ضمن اینکه خیریه شما را مکانیزه می‌کنند، روش های جدیدی برای حسابداری در موسسات خیریه به وجود می‌آورند.
موسسات خیریه در تهران و سایر شهرها می‌توانند بدون دغدغه نرم افزارهای حسابداری را به کار بگیرند.
این نرم افزارها گاهی اوقات کاملا رایگان هستند. البته بعضی امکانات پیشرفته هم دارند که در نسخه پولی ارائه شده است.
استفاده از این نرم افزار ها شفافیت را در خیریه ها و سمن ها افزایش می‌دهد.
حامیان مالی و خیرین ثروتمند به این شفافیت اهمیت زیادی می‌دهند.
نرم افزار حسابداری رافع نسخه اصناف یکی از محصولاتی است که می‌تواند مورد استفاده خیریه ها قرار بگیرد.
این برنامه توسط شرکت «مفتاح رایانه» توسعه داده شده و نسخه عمومی آن برای خیریه ها رایگان است.
در نسخه عمومی قابلیت‌هایی همچون انبارداری، تعریف دفاتر و سال مالی، طراحی فاکتور، تعریف کاربران مختلف و … فراهم شده است.
نرم افزار آرشیت مهر رایانه هم با یک دید تخصصی‌تر برای حسابداری موسسات خیریه طراحی شده است.
در این نرم افزار علاوه بر امور مالی ، مدیریت فرایندهای داخلی خیریه هم قابل انجام است.
البته در نرم افزار آرشیت امکان ارتباط مستقیم با سایر نرم افزارهای حسابداری و ثبت ورودی های مالی از آنها نیز وجود دارد.
اپلیکیشن بیزیلی هم نسخه حسابداری کسب و کار اپلیکیشن نیوُ است.
خیریه ها با این ابزار فرایند های ثبت منابع مالی، تولید فاکتورها و سایر فرایندهای مربوط به مدیریت کمپین ها را بدون نیاز به اینترنت انجام می‌دهند.
البته این اپلیکیشن کاملا رایگان نیست.
در کنار همه این نرم افزارها آگاپه هم بستری فراهم کرده تا با شفافیت بیشتر و به سادگی فرایندهای مالی خیریه را مدیریت کنید.
در داشبورد اختصاصی آگاپه برای موسسه‌ها، تعداد حامیان، میزان حمایت های انجام شده از طرف خیرین، تاریخ و ساعت حمایت و بسیاری از جزییات دیگر در اختیار شماست.
جمع‌بندی
در این مقاله از مجله آگاپه به جایگاه حسابداری و مدیریت مالی در موسسات خیریه اشاره کردیم.
اگر در موسسه خیریه شما از روش های حسابداری سنتی استفاده می‌شود، زمان آن فرا رسیده تا از نرم افزار های مناسب استفاده کنید.
استفاده از این نرم افزار ها نه تنها شفافیت موسسه را افزایش می‌دهند بلکه باعث کاهش هزینه ها هم می‌شوند.
بنابراین می‌توان گفت که حسابداری برای خیریه ها و سازمان های مردم نهاد یک ضرورت است. چون میزان پاسخگویی، کارایی و ضدپولشویی بودن موسسه شما را افزایش می‌دهد.
پاسخ به پرسش‌های شما درباره حسابداری موسسه های خیریه
مدیریت هزینه ها در موسسه های خیریه به معنی بررسی، تحلیل و نظارت بر هزینه های جاری، ثابت و پیش‌بینی نشده در موسسه‌های نیکوکاری است. انجام این اقدامات از یک سو موجب شفافیت می‌شود و از سوی دیگر امکان برنامه‌ریزی بهتر برای برگزاری کمپین های بشر دوستانه و جذب حامیان را فراهم می‌کند.
مدیران خیریه ها معمولا از نرم افزار هایی استفاده می‌کنند که برای فرایندهای داخلی خیریه سفارشی شده باشد. از سوی دیگر رایگان بودن هم یک معیار موثر است. در میان نرم افزار های حسابداری با توجه به این دو نکته می‌توان به آرشیت مهر رایانه، رافع و اپلیکیشن بیزیلی اشاره کرد.
ممکن است بعضی از خیریه ها با این توجیه که در حال حاضر کوچک هستند و تعداد حامیان آنها بسیار کم است، همچنین از داوطلبان و پرسنل موظف نیز استفاده نمی‌کنند، نیازی به حسابداری ندارد. اما باید به این نکته توجه داشت که ایجاد زیرساخت های لازم برای مدیریت مالی ، در واقع یک سرمایه‌گذاری بلندمدت است که آینده موفق یک خیریه را تضمین می‌کند.
نظرات