توسط مکانیزه کردن خیریه ها به معنی استفاده از ابزارهای فناوری و توجه به رویکردهای تحول دیجیتال است.
خیریه ها در چند سال اخیر و مخصوصا در دوران رواج ویروس کرونا، با خطر تعطیلی مواجه شده‌اند.
فرایندهای جذب حامی و به کارگیری نیروی داوطلب در موسسه های نیکوکاری عمدتا سنتی است در حالی‌که همه جهان به سمت فناوری‌های نوین حرکت می‌کنند.
هوشمند سازی و مکانیزه کردن خیریه ها را می‌توان در دو بعد سخت افزاری و نرم افزاری دنبال کرد.
در این مقاله اختصاصی از مجله آگاپه به اهمیت مکانیزه کردن خیریه ها و حرکت به سمت هوشمند سازی صحبت می‌کنیم. همچنین مراحل مکانیزاسیون و اتوماسیون در خیریه ها توضیح می‌دهیم و در نهایت به مزیت های یک خیریه هوشمند اشاره می‌کنیم.
در ادامه با ما همراه باشید.
در یک سال گذشته بیماری کووید۱۹ همه جهان را در برگرفته است.
این ویروس همه‌گیر که درمانی به جز واکسن ندارد، خیلی از رفتارهای عادی مردم را تحت تأثیر قرار داده است.
یکی از نرمال های جدید، پذیرش فناوری در امور مختلف زندگی است، نمود این رفتار افزایش بی‌سابقه فروشگاه‌های آنلاین و بیشتر شدن خدمات سیار در شهرهای مختلف است.
خیریه ها و سازمان های مردم نهاد هم تلاش کرده و می‌کنند تا خود را با نرمال‌های جهان پسا کرونا همگام کنند.
مکانیزه کردن خیریه ها ، هوشمند سازی آنها و به کارگیری ابزارهای نوین در راستای تحول دیجیتال می‌تواند در افق چشم‌انداز همه خیریه ها قرار بگیرد.
مکانیزه کردن خیریه ها در بخش نرم افزاری
توسعه نرم افزارهای خیریه که در هر دو نوع رایگان و پولی قابل دسترس هستند یکی از روش های مکانیزه کردن خیریه ها است.
شرکت های نرم افزاری با توجه به همین نیاز از چندی پیش محصولاتی را عرضه کرده‌اند.
انواع نرم افزارها، پورتال ها، پلتفرم ها و خدمات اینترنتی که می تواند فرایندهای مدیریت مالی ، جذب حامی ، به کارگیری داوطلبان ، تعامل با مددجویان ، برند سازی ، کمپین سازی و در یک کلام مدیریت هوشمند خیریه ها از این محصولات هستند.
نرم افزارهای خیریه را می‌توان به تفکیک حامیان ، مددجویان و خیریه ها تفکیک کرد.
در این بین مدیرانی که به سمت مکانیزه کردن موسسه های نیکوکاری حرکت کرده‌اند موفق‌تر هستند. این مدیران با هوشمند سازی خیریه‌ها ، برند قوی‌تر و بهتری می‌سازند.
نرم افزارهای خیریه معمولا طراحی یکپارچه دارند و با رویکرد ماژولار طراحی شده‌اند.
در مسیر مکانیزه کردن خیریه ها در بعد نرم افزاری پیش‌نیازهایی نیز وجود دارد.
یکی از اولین پیش‌نیازها تغییر فلسفی است. به عبارت دیگر نوع نگاه مدیران و ارکان یک خیریه شکل‌گیری لزوم استفاده از فناوری در ذهن آنها است.
پذیرش فناوری در هوشمند سازی خیریه ها اصلا کار آسانی نیست.
به طور کلی هر گونه تغییر در ساختارها پیچیده و نگران کننده است، از این جهت که آینده آن مشخص نیست.
بنابراین مطالعه متون آموزشی، بررسی تجربه های موفق مکانیزه شدن در سایر خیریه ها ، برآورد هزینه-فایده هوشمندسازی و … می‌تواند این تغییر فلسفی را به وجود بیاورد.
اخذ مجوزهای لازم هم می‌تواند یکی دیگر از پیش نیازهای حرکت به سوی هوشمند سازی باشد.
تأسیس سایت، برگزاری کمپین های بشر دوستانه که هدف‌شان جمع‌آوری پول است و نگهداری داده های حامیان و مددجویان در فضای اینترنت احتمالا نیاز به دریافت مجوز دارد.
گاهی اوقات نیز مدیر یک خیریه نگران است که بعد از مکانیزاسیون و اتوماسیون حامیان قبلی را از دست بدهد.
البته جای نگرانی وجود ندارد. در مسیر این تغییر بازاریابی تلفنی و ایمیل مارکتینگ بسیار کارساز هستند.
حامیان خیریه و خیرین قبلی از طریق تلفن از آدرس سایت شما مطلع می‌شوند.
با ایمیلی که برای آنها ارسال می‌شود، متوجه می‌شوند که تغییراتی در خیریه رخ داده اما ساختارهای اصلی حفظ شده است.
در واقع ساختارهای اصلی هوشمند و مکانیزه شده است اما اصل داستان هنوز فعالیت های بشر دوستانه است.
هوشمند سازی خیریه ها با سخت افزارهای خیریه
استفاده از ابزارهای تحول دیجیتال فقط محدود به نرم افزارها نیست.
موسسه های نیکوکاری عمدتا دچار فرایندهایی مثل کاغذبازی بیش از حد، ناکارآمدی سیستم مدیریت اداری و مکاتبات سنتی هستند.
یکی از راهکارهای ساده مکانیزه کردن خیریه ها در بعد سخت افزاری استفاده از سیستم های حضور و غیاب و ثبت ساعات کاری است.
اگرچه ماهیت کار در خیریه ها با سازمان های تجاری متفاوت است.
اما کار داوطلبانه هم می‌تواند شروع و پایان داشته باشد و مقدار آن مشخص باشد. به این ترتیب تقدیر از تلاش داوطلبان می‌تواند یک ماهیت کمی هم داشته باشد.
فرض کنید در تقدیر نامه‌ای که به یک نیروی داوطلب می‌دهید از ۱۳۶۶ ساعت کار داوطلبانه او تشکر می‌کنید!
استفاده از ویدئو پروژکتور و تلویزیون های هوشمند در ستاد اجرایی خیریه ها به معنی آموزش و نظارت بیشتر است.
پخش محتوای آموزشی بر روی پرده، آموزش را به سطح جدیدی ارتقا می‌دهد و تمام اعضای موسسه را درگیر می‌کند.
همچنین ارتباط اینترنتی از طریق تلویزیون هوشمند در هنگام بروز بحران‌های طبیعی توان عملیاتی خیریه ها را افزایش می‌دهد.
آنها می‌توانند از طریق تلویزیون ضمن ارتباط با مدیران شعبه‌های استانی، اخبار زنده سیل یا زلزله را نیز رصد کنند.
در نتیجه خیریه ای که در دو بعد نرم افزاری و سخت افزاری مکانیزه شده ، قطعا آمادگی بیشتری برای جذب حامی ، مدیریت بهتر داوطلبان و ارائه خدمات بیشتر به مددجویان در عصر پسا کرونا دارد.
شروع عملیات: تبدیل خیریه سنتی به خیریه مکانیزه
این نقطه شروع است، جایی که شما به عنوان مدیرعامل یک موسسه خیریه یا سازمان مردم نهاد در نهایت تصمیم می‌گیرد خیریه را مکانیزه کنید!
از کجا شروع می‌کنید؟
به نظر می‌رسد مرحله اول ساختن یک فهرست است که نیازها و مشکلات فعلی موسسه را نشان می‌دهد.
در واقع همان نقاط ضعف که اگر تحلیل سوات را انجام داده باشید، پیدا کردن‌شان خیلی ساده است.
اگر هنوز تحلیل سوات برای موسسه خیریه را انجام نداده‌اید، قبلا در مقاله‌ای از مجله آگاپه کاملا درباره اجرا و جزییات آن نوشته‌ایم.
مرحله بعدی در مسیر مکانیزه کردن و هوشمند سازی خیریه ها بررسی نرم افزارها و سخت افزارهای فعلی برای خیریه ها است.
ببینید چه ویژگی‌هایی دارند و در کنار آن چه ویژگی‌هایی ندارند.
بررسی زیرساخت های موسسه، برآورد هزینه-فایده و خرید نرم افزار و سخت افزار مراحل بعدی در عملیات هوشمند سازی هستند.
بعد از اینکه نرم افزارهای مربوطه در موسسه خیریه نصب شدند، آموزش و راهنمایی داوطلبان و کارمندان را فراموش نکنید.
از پتانسیل های جدیدی که به موسسه خیریه شما اضافه شده استفاده کنید و با ارزیابی مستمر آنها نقشه راه آینده را ترسیم کنید.
در تصویر زیر هشت مرحله عملیات تغییر خیریه سنتی به خیریه مکانیزه را مشاهده می‌کنید.
مزایای هوشمند سازی و مکانیزه کردن
فقط یک خیریه مکانیزه می‌تواند در عصر پسا کرونا عملکرد پر قدرتی داشه باشد.
یکی از مزایای خیریه های هوشمند راه اندازی درگاه پرداخت ریالی و ارزی است. حامیان می‌توانند با مراجعه به سایت خیریه ، واحد ارزی که تمایل دارند را به حساب خیریه واریز کنند.
اما یک سازمان سنتی شاید برای دریافت حمایت مالی از خیرین ثروتمند در سراسر جهان دچار مشکل شود.
بازارچه خیریه و نمایشگاه های خیریه که با هدف جذب حامیان و داوطلبان برگزار می‌شود هم در یک خیریه مکانیزه بهتر برگزار می‌شود.
خودکارسازی فرایندهای برگزاری بازارچه، حرکت به سمت اقتصاد دیجیتال و بازارهای آزاد از مزایای این تغییر هستند.
امکان نظارت و پیگیری کمک‌های دریافت شده و مدیریت شفاف کمپین ها در کنار طراحی و اجرای مسئولیت اجتماعی شرکت‌ها هم از خواسته‌های همیشگی مدیران اکوسیستم نیکوکاری است.
در این زمینه مدیرانی که به سمت مکانیزه کردن موسسه های نیکوکاری حرکت کرده‌اند موفق‌تر هستند.
این مدیران با هوشمند سازی خیریه‌ها ، برند قوی‌تر و بهتری می‌سازند.
بنابراین شانس دیده شدن آنها وقتی که صحبت از معتبرترین ، بهترین و شفاف ترین خیریه ها می‌شود، بیشتر است.
در نهایت مکانیزاسیون خیریه ها و بهره گیری از تجربه های هوشمند سازی سایر سازمان های مردم نهاد ، امکان درآمدزایی را نیز برای آنها فراهم می‌کند.
درآمدی که ضمن کمک به بهبود ساختارهای خیریه ، اطمینان خاطر بیشتری برای مددجویان و جامعه ای با تعداد فقیران کمتر ایجاد می‌کند.
اگر تصمیم دارید فضای یک خیریه مکانیزه ، هوشمند و پیشرفته را تجربه کنید، از خدمات پلتفرم آگاپه استفاده کنید.
جمع‌بندی
در این مقاله اختصاصی از مجله آگاپه به مفهوم مکانیزه کردن خیریه ها و سازمان های مردم نهاد پرداختیم.
این موسسه ها برای بقا در عصر پسا کرونا ، برای جذب حامیان و خیرین ، جذب داوطلبان و پاسخگویی به نیاز مددجویان ناگزیر مسیر هوشمند سازی را طی می‌کنند.
در این مسیر مراحل گوناگونی وجود دارد که آمیخته با بررسی و پژوهش، آزمون و ارزیابی و توسعه و پیشرفت است.
در پایان این مسیر خیریه هایی که هوشمند و مکانیزه شده‌اند مزیت‌هایی را به دست می‌آورند که تضمین موفقیت و بقای آنها است.
پرسش‌های شما درباره مکانیزه کردن خیریه ها
بر اساس آمارهای رسمی صدها موسسه خیریه در دو سال گذشته تا مرز تعطیلی پیش رفته‌اند که یکی از دلایل اصلی آن عدم هوشمندی و هماهنگی با ملزومات زندگی در دوران این بیماری همه گیر است. افزایش میزان تجارت الکترونیک، خودکار سازی فرایندهای مختلف و روی آوردن به شیوه‌های ابتکاری از نرمال‌های جدیدی هستند که خیریه ها و موسسه‌های نیکوکاری را به سمت مکانیزه شدن سوق می‌دهند.
نرم افزارهای خیریه به دو شکل رایگان و پولی قابل دسترس هستند. این نرم افزار ها به تفکیک حامیان ، داوطلبان و مددجویان ماژول‌های مختلفی دارند. در سال‌های گذشته با رونق نگاه پلتفرمی در توسعه محصولات فناورانه و شکل‌گیری پلتفرم‌هایی مثل آگاپه ، بخشی از موسسه ها ترجیح داده‌اند از خدمات این پلتفرم ها برای مکانیزه شدن استفاده کنند.
نظرات